VIDÉO DÉMONSTRATION
Bonjour,
Aujourd’hui, nous allons voir ensemble une des premières étapes essentielles lorsque vous démarrez sur la plateforme :
Le paramétrage de votre cabinet.
Pourquoi c’est important ?
Lorsque vous renseignez les informations relatives à votre cabinet (coordonnées, statut juridique, numéro ORIAS, etc.), celles-ci pourront ensuite s’insérer automatiquement dans les documents que vous envoyez à vos client grâce à un système de variables.
Une fois votre pré-paramétrage effectué, cela vous fera gagner un temps considérable sur le long terme.
Étape 1 : Accès aux paramètres
Pour commencer, cliquez en haut à gauche sur le nom de votre cabinet, puis sélectionnez "Paramètres de l’entreprise".
Vous arriverez par défaut dans l’onglet "Cabinet", sous-catégorie "Général".
C’est ici que vous pouvez notamment :
- Ajouter votre logo (il s’affichera en haut à gauche de votre interface),
- Compléter les informations de base : raison sociale, téléphone, e-mail, etc.
Étape 2 : Informations réglementaires
Deux sous-parties importantes sont également à renseigner :
- "Juridique" : forme juridique, capital social, SIRET, etc.
- "Intermédiation" : numéro ORIAS, statuts (CIF, IAS, IOBSP…), etc.
- "Administration" : Recherchez les contrats que vous avez l’habitude de proposer à vos clients, ajoutez-les à vos favoris grâce à la petite étoile située à gauche, puis automatisez-les via l’icône en forme de roue crantée.
Ces données serviront à remplir automatiquement vos documents réglementaires.
Étape 3 : Modèles de documents
Rendez-vous maintenant dans la rubrique "Modèles de documents", où vous trouverez 4 catégories :
- Documents Wealthcome : mis à disposition par la plateforme (déclaration d’adéquation, questionnaires de risque…).
- Vos modèles de documents : pour importer vos propres modèles Word.
- Documents de votre chambre : automatiquement intégrés si vous êtes rattaché à une chambre (ex : ANACOFI).
- Documents spéciaux : pour paramétrer des documents personnalisés (ex : lettre de mission, DDA…).
⚠️ Important : seuls les documents cochés et enregistrés apparaîtront lors de l’envoi au client. À noter également que nous avons déjà pré-paramétré les documents de vos chambres, ainsi que ceux mis à disposition par Wealthcome.
Documents PDF vs Word : quelle différence ?
Nous proposons deux formats :
- PDF (format déprécié) : les variables ne peuvent pas être intégrées,
- Word (format prêt) : recommandé, car il permet l’insertion automatique des variables dans le document et permet également de pouvoir modifié le document même à l’étape numéro 3 de l’envoi.
Implémenter votre propre modèle (ex : lettre de mission)
- Cliquez sur "Ajouter" dans "Vos modèles de documents".
- Téléchargez votre document Word et nommez-le.
- Une nouvelle fenêtre s’ouvre : vous pouvez maintenant ajouter des variables.
Sur la gauche, vous trouverez des menus déroulants classés par thème (client, contrat, gestionnaire…).
Vous pouvez aussi utiliser la barre de recherche pour aller plus vite.
Par exemple, pour insérer le nom du client :
Menu Informations clients > Général > État civil, puis glissez-déposez la variable à l’endroit souhaité dans le document.
Même chose pour les signatures : tapez "signature" dans la barre de recherche pour insérer la signature du client ou du gestionnaire.
Ajouter une déclaration d’adéquation personnalisée
- Allez dans "Documents spéciaux", puis cliquez sur "Ajouter".
- Téléchargez votre document, donnez-lui un nom.
- Cochez la case "Template document projet".
- Sélectionnez pour quelle classe d’actif ou type de contrat vous souhaitez le faire apparaître.
- Paramétrez ensuite les variables comme précédemment.
Cette fois, dans le dictionnaire des variables, utilisez la catégorie "Projet" pour insérer par exemple le nom du contrat, le niveau de SRI, etc.
En résumé
Paramétrer votre cabinet est une étape clé qui vous permettra de :
- Automatiser le remplissage de vos documents,
- Gagner du temps à chaque envoi client,
- Offrir une expérience plus fluide et professionnelle.
C’était notre petit focus sur le paramétrage de votre cabinet sur Wealthcome.
À très vite !