Comment traiter des doublons de fiches contact et comment les fusionner ?

Il est tout à fait normal de constater la présence de doublons parmi vos fiches contact, notamment en début d'utilisation de WealthPro. Cela provient généralement d'un conflit entre la base historique migrée sur votre compte et les fiches récupérées par la suite via l'agrégation, ce qui peut créer des écarts de nomination (par exemple prénom + nom pour une fiche issue de la migration, contre nom, prénom, deuxième et troisième prénom pour une fiche issue de l'agrégation).

Par mesure de sécurité, afin d'éviter de fusionner par erreur deux personnes homonymes, notre système ne fusionne jamais automatiquement des fiches contact dès lors qu'un doute subsiste. Il est donc important de prévoir un nettoyage de ces doublons dès la prise en main du logiciel.

Comment traiter ces doublons ?

Deux méthodes sont possibles, selon vos besoins.

Méthode 1 : fusion en masse par nos équipes

• À partir de 10 à 15 fiches en doublon, Wealthcome peut réaliser la fusion pour vous.

• Il nous faut un fichier, de préférence au format Excel, précisant clairement quelles fiches doivent être fusionnées entre elles et quelle fiche doit être conservée.

• Un délai de traitement est à prévoir.

• Attention : lors d'une fusion de fiches contact, les informations de l'une des deux fiches sont écrasées par l'autre. Les actifs, eux, sont réassignés et regroupés sur la fiche conservée. Il faudra donc, dans un second temps, réaliser une fusion d'actifs pour ne garder qu'un seul actif par contrat (voir l'article "Comment nettoyer les doublons d'actifs de vos clients ?").

Méthode 2 : traitement autonome par le cabinet

Cette méthode vous permet de traiter vos doublons vous-même, sans attendre le délai de nos équipes.

• Identifiez les doublons et leurs actifs respectifs.

• Exemple : Monsieur X et Monsieur YX sont en réalité la même personne. Chacun possède une fiche contact avec la même assurance-vie enregistrée.

• Réassignez l'actif en doublon vers la bonne fiche : rendez-vous dans Mon cabinet > Encours sous gestion, puis sélectionnez la catégorie concernée (par exemple Assurance-vie).

• Recherchez l'actif à l'aide du numéro de contrat de la fiche en doublon (Monsieur YX).

• Cochez la case située à gauche de la ligne correspondante.

• Un volet s'ouvre en bas de l'écran : cliquez dessus pour accéder à la réassignation.

• Recherchez et sélectionnez la fiche à conserver (Monsieur X), puis enregistrez.

• La réassignation prend quelques minutes pour devenir effective. Répétez l'opération pour chaque actif à réassigner.

Une fois tous les actifs réassignés, la fiche en doublon (Monsieur YX) est vide et n'est plus utile. Rendez-vous dans Contact, recherchez cette fiche, puis cliquez sur l'icône de suppression (poubelle) tout à droite de la ligne pour la supprimer.

Astuce : si, après réassignation, la fiche conservée se retrouve avec plusieurs actifs identiques (par exemple deux assurances-vie pour le même contrat), il faudra les fusionner via l'outil dédié (voir l'article "Comment nettoyer les doublons d'actifs de vos clients ?").